Pro každý dokument se eviduje datum a čas vytvoření a úplná historie změn včetně autora. Je tedy přesně známo, nejen kdy a kdo dokument upravoval, ale také jak tyto úpravy byly provedeny. Všechny úpravy dokumentu jsou k dispozici v podobě seznamu (po otevření daného dokumentu veformuláři). Samozřejmě je tento seznam nabízen až po založení dokumentu, nikoli u zcela nových a dosud neuložených instancí. Po kliknutí na jednu z položek seznamu se v tiskovém náhledu dozvíte, v jaké podobě autor uvedený v seznamu daný dokument uložil. Evidence historie tak automaticky vede kvyšší odpovědnosti jednotlivých uživatelů při práci s dokumenty.

Jako zdroj času se pro údaj o vytvoření a historii dokumentu využívají hodiny centrálního počítače, aby nedocházelo k nesrovnalostem a možnostem systém historie obejít.

Prozobrazení historie otevřete dokument v jeho formuláři a rozbalte obecnou část dokumentu pod názvem "Data, autor, historie…". V rozbalené oblasti dále otevřete podoblast "Historie dokumentu". Zde se vám ukáže seznam historických úprav. Pokud je v seznamu pouze jedna položka, znamená to, že dokumentbyl vytvořen a další změny v něm nebyly prováděny. Každá další položka již znamená úpravu předchozího stavu.

Pokud v seznamu kliknete na jednu z nabízených položek, zobrazí seformou tiskového náhledu obsah dokumentu tak, jak byl osobou uvedenou na položce seznamu uložen v čase na položce rovněž uvedeném. Někdy se stává, že doba odezvy při náhledu na historii může být delší (položka historie se musí nejprve dohledat).